1) Recrutement – Formaliser précisément vos besoins : quelqu’un qui veut vous aider voudra être sûr qu’il va servir à quelque chose.
Prenez une feuille et listez seulement :
- quelles tâches ?
- où et quand ?
- à quelle fréquence minimum et maximum ?
- avec quelle aide et suivi possible de votre part (et temps disponible de votre côté) lors de l’accueil et dans la réalisation des tâches ?
Puis réfléchissez à un profil type idéal, et ensuite réfléchissez à tout ce qui peut être mis de côté sur ce profil, pour ne garder que le strict essentiel…
Partagez cela avec tous ceux qui sont concernés par le recrutement des bénévoles.
Astuce : Regardez quelques annonces sur jeveuxaider.gouv.fr ou sur tousunistoussolidaires et voyez celles qui donnent envie car elles sont dynamiques, rassurantes, sans jargon, et précises !
2) Recrutement – Si vous avez un profil bénévole en tête, cherchez le là où il est !
Les étudiants se trouvent sur internet, via les réseaux sociaux et via les petites annonces au sein des lieux d’étude ou directement sur le Campus. Ils ne viennent pas aux réunions d’information à 14h car ils sont en cours !
Les retraités se trouvent via le bouche à oreille, via la mairie, sur les plateformes en ligne (jeveuxaider.gouv.fr, …), dans les antennes recevant des futurs bénévoles (France Bénévolat, Anciela…) Ils viennent aux réunions d’information en pleine journée…
Les salariés se trouvent via le bouche à oreille, via les dispositifs réservés aux salariés (Wenabi, L’entreprise des possibles à Lyon, …), via des interventions en entreprise, et sur les plateformes en ligne. Ils ne vont pas poser une demi-journée pour une simple rencontre avec vous…
Astuce : demandez à vos bénévoles actuels de vous rappeler comment ils vous ont trouvé !
3) Recrutement – Ne loupez pas la première marche : la pré-sélection réciproque via l’annonce qui circule
La première étape est de donner envie lorsque le potentiel futur bénévole entend parler de vous et lit votre annonce… tout en éliminant les personnes qui ne correspondent pas, pour vous faire gagner du temps.
Le texte de votre annonce doit :
- donner envie (ça va être sympa + ils vont être utiles)
- être précis sur la disponibilité nécessaire, si c’est important pour vous ; tout en sachant que ce sera à vous, lors des rencontres, de donner envie à la personne d’en faire plus de son plein gré…
- rassurer sur le niveau de compétence nécessaire; inutile de demander des tas de compétences si elles ne sont pas indispensables ! Préciser les outils qu’ils auront à disposition (fiches, binôme, …).
- rassurer sur le fait que c’est normal de ne pas connaître votre public au début et que vous allez leur expliquer. Indiquer les façons dont les personnes vont être formées au début.
- expliciter les étapes à venir : une réunion collective ? Un RDV individuel ?
Astuces :
- Vous pouvez être explicite sur les conditions de refus de votre part : Veuillez noter qu’il est indispensable d’avoir le permis B. Ou : Veuillez noter qu’il est indispensable de se rendre disponible au moins 2 mercredis sur 3 en moyenne….
- donner un mail mais aussi un numéro de téléphone pour vous joindre, certains préfèrent l’un ou l’autre…
4) Recrutement – Proposer des missions ponctuelles pour créer du lien avec vous : la stratégie des petits pas…
C’est une astuce qui donne de très bons résultats.
Un bénévole qui vient une fois pour voir et qui vit une bonne expérience, est un bénévole potentiellement plus régulier ! N’hésitez pas à imaginer des missions ponctuelles ou à proposer une “séance d’essai”.
Exemples : Lors d’un événement que vous organisez, vous aurez besoin de bénévoles qui en profiteront pour découvrir et aimer votre association. Les missions logistiques peuvent le plus souvent être ponctuelles dans un premier temps. Vous pouvez proposer à quelqu’un d’intervenir “en binôme” dans un premier temps, sans engagement…
5) Recrutement – Demander à vos bénévoles d’en recruter d’autres et miser sur le recrutement ultra local.
On le redit, malgré toutes les technologies et medias disponibles, le bouche à oreille reste le meilleur canal de recrutement. Et vos bénévoles sont vos meilleurs ambassadeurs, ils auront des idées et des moyens pour recruter autour d’eux !
Autre idée : un bénévole qui habite juste à côté, sera plus facilement fidélisé. Petites annonces dans les boulangeries, panneau d’affichage à l’entrée de vos locaux… Vous toucherez peu de gens par ce canal, mais ça ne prend pas beaucoup de temps et potentiellement vous trouverez un ou deux bénévoles super fidèles, qui feront jouer le bouche à oreille pour en recruter deux de plus !
6) Accueil et fidélisation : Travaillez votre accueil, et expliquez !
Quand on arrive dans une association, la première crainte est de ne pas réussir à s’intégrer facilement, or la première impression est souvent la bonne. Que ce soit lors du premier RDV ou lors de la première mission, facilitez l’intégration, présentez le nouveau bénévole à tout le monde, créez du lien, mettez à l’aise, demandez si ça se passe bien, répondez à ses questions, nommez quelqu’un pour s’occuper du nouveau bénévole le jour de son arrivée… Faites ce que vous voudriez qu’on fasse pour vous ! Et soyez dis-po-nible !
A savoir : souvent, les bénévoles ne connaissent pas bien votre public cible et ont peur d’être maladroits au début. Donc il faut leur donner quelques repères assez rapidement. Certaines associations organisent des formations dédiées pour cela, mais vous pouvez aussi prendre 10-15 minutes pour expliquer le principal ! Et leur laisser une petite fiche ou un livret d’accueil, si vous avez le temps…
7) Accueil et fidélisation : Dites merci !
Le bénévole dit qu’il n’attend rien en retour, mais il attend quand même un remerciement, à chaque fois. C’est normal. N’oubliez pas de remercier, de valoriser ce qui a été fait, de montrer l’impact des actions réalisées, de souligner l’importance de sa participation, quelle qu’elle soit.
Astuce : Profitez-en pour demander comment ça s’est passé pour le bénévole, s’il a besoin d’aide, et s’il y a des choses à améliorer ensuite.
8) Accueil et fidélisation : Faites de la place aux nouveaux.
Montrez-leur qu’ils sont les bienvenus pour leur force de travail mais aussi pour leurs idées. C’est plus valorisant que d’être seulement de la main d’œuvre gratuite !
Écoutez-les. Prenez plaisir à voir ces nouvelles forces vives qui seront peut-être des piliers de votre association demain ! Ne laissez pas les “anciens bénévoles” prendre toute la place, dicter leurs règles…
9) Fidélisation et valorisation : Créez un sentiment d’appartenance à votre association.
Organisez une réelle communauté autour de votre association, comme une famille !
Créez des temps forts, que ce soit pour remercier les bénévoles, prendre une pause hors bénévolat, ou mettre en avant des nouveautés et/ou une progression dans l’association. Favorisez le lien social car on préfère toujours mettre notre temps à profit pour une association où l’on se sent bien avec les autres ! Tenez au courant des changements/nouveautés dans l’association, rappelez le projet associatif régulièrement, partagez des photos et vidéos, demandez leur avis, bref tenez au courant les bénévoles des dernières infos pour qu’ils se sentent intégrés et acteurs dans l’association !
10) Fidélisation et valorisation : N’oubliez jamais ce qu’est un bénévole.
Il/elle vient gratuitement, pour aider et faire partie d’un projet, d’un groupe, d’une aventure valorisante pour lui/elle. Il doit y prendre plaisir!
Ce qui va le/la décourager, à éviter …
- pas de remerciement
- pas de résultat, ne sait pas à quoi il sert, trop de bénévoles pour faire une même tâche, mal organisé …
- un cadrage trop strict, retrouver une ambiance comme au travail, peu de flexibilité dans l’organisation
- des “petits chefs” qui nous embêtent…
- des bénéficiaires qui en demandent trop, qui pensent que tout leur est dû, qui ne sont pas conscients qu’ils ont affaire à des bénévoles
- la solitude, pas de liens avec les autres bénévoles, ambiance morose..
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